招待状・案内状について

案内状・招待状は、クラス会、同窓会、新年会・忘年会、歓迎会・送別会、各種パーティー、祝賀会・・・など、各種会合や催事に人を招待したり、会合や催事が開かれることを案内したりするものです。
案内状と招待状に大きな違いはありません。相手が興味を持ち、気軽に喜んで出席したくなるような文面にすることが大切です。

といっても、目上の人に対しては、くだけすぎた文面は失礼になります。社交的な手紙なので、疎略にならないよう最低の礼儀は守りつつ、要点を簡潔明瞭に記します。

手紙を書く一番の目的は、何らかの用件あるいは自分の気持ちを相手に性格に伝えることです。すなわち、伝えたい事柄が的確に文章化されていることがなによりも大切になってきます。

もちろん手紙には礼儀が要求されますが、すべてが格式ばったものである必要はなく、常識の範囲で考えて、礼を失してさえいなければよいのです。
敬語を使う人には当然敬語を使い、日常会話の延長のつもりで書けば大丈夫です。堅苦しく考えないで、素直で親しみやすい表現を心がけましょう。
文字も綺麗であるのにこしたことはありませんが、丁寧であれば十分礼をつくしてることになります。

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よい手紙文を書くためにポイントとなることをまとめていきますので、参考にしてください。

文例集【依頼書・招待状】

文例1

拝啓　若葉の緑もすがすがしい今日この頃、皆様にはお変わりありませんでしょうか。
さて、○○高校昭和○○年度卒業○年○組のクラス会を左記のとおり開催することになりましたので、お知らせいたします。
私たちも三十代の半ばを過ぎ、社会の中堅となりましたが、久しぶりに懐かしい級友と再会し、思い出深い青春時代を回顧したいと思います。ぜひともご参加くださるようにお願いいたします。

敬具

文例2

拝啓　錦秋の候、貴下ますますご清栄の段、大慶に存じます。
さて、私どもが青春の三年間を過ごした○○高校が創立三十周年を迎えることになりました。
つきましては、このめでたい祝賀年を記念して、左記のとおり同窓会を開催する運びとなりました。
ご多忙中とは存じますが、万障お繰り合わせのうえ、ご出席くださいますようご案内申し上げます。

敬具

○○高校同窓会会長　同窓太郎

記
日時　十一月二十三日（勤労感謝の日）　　午後二〜四時
場所　銀座クルーズ・クルーズ　　　会費　…………円
※同封はがきにて十一月十日までに出欠の有無をご連絡ください

投函前のチェックポイント

手紙を書き終えてもすぐには封をせず、以下のような点に注意しながら読み返してみましょう。

• 誤字・脱字はないか
• 用語・用句の誤用はないか
• 敬語の使い方は正しいか
• 用件が正確に伝わっている文面か
• 感情があらわになっていないか
• 後付けの日付・署名・宛名は正確か

案内状・招待状、問い合わせ状、依頼状などを受け取ったときは、ごく親しい人であれば電話で返事をする場合もありますが、基本的には返書をしたためるのが礼儀です。
さらに、返事はタイミングをはずさないことが大切です。問い合わせに対して尽力できない場合や、勧誘や依頼に対して応じられない場合であっても、できるだけ早く返事をするようにしましょう。
いたずらに返事を引き延ばしていたのでは、相手に迷惑をかけるだけでなく、誤解が生じるおそれもあります。諾否の決断がなかなかできずに返事が遅れそうなときは、とりあえずその旨を知らせておき、決断がつき次第あらてめて返事をするようにしてもいいでしょう。
返信の手紙について以下にまとめますので、参考にしてください。

返信の手紙のポイントを以下にまとめます。

• 可能な限り早く
  相手は返事を待ちわびているはずなので、可能な限り早く出しましょう。それが最大のポイントです。緊急の用件の場合は速達で出すくらいの心遣いがほしいです。
• 要点を整理
  問い合わせの手紙に対しては、相手が誤解することのないように要点を整理し、的確な返事をしましょう。教える情報が正確でない場合はその旨を付記しておきましょう。
• 諾否を明確に
  勧誘の手紙や依頼の手紙に対しては、諾否を明確に記しましょう。相手が期待感を抱くなど、かえって迷惑になることにもなりかねません。
• 恩着せがましくならないように
  承諾の返事は、恩着せがましくならないように注意しましょう。

【同窓会の案内への返信（文例）】

拝復　同窓会のご案内ありがとうございました。何をおいても出席させていただきます。
高校を卒業してからもう十年ですか。時の流れは本当に早いものですね。高校時代のことが懐かしく思い出されます。皆さん、随分お変わりになられたことでしょうね。とくに女性は結婚された人も多いと思いますが、昔の面影はまだ残っているのでしょうか。ご案内によれば、○○校長先生をはじめ、多数の先生方もおいでくださるとか。お目にかかるのが楽しみです。
皆さんの近況もうかがいたいし、懐旧談にもふけりたいと、今から心躍る思いです。
まずは取り急ぎお返事まで。

敬具